🕵️♀️ Inventario Anual: Identificando y Solucionando las Diferencias
Finales y comienzos de año son los períodos más escogidos por las empresas para inventariar sus bodegas y es común durante este proceso encontrar diferencias. ¿Está esto bien? ¿Qué está pasando?. Entrevistamos a Sebastián Ojeda, socio Fundador y líder de implementaciones de Check WMS, para que nos ayude a comprender las diferencias en el inventario que pueden surgir ya que, en sus palabras, «Es fundamental identificarlas para mejorar la precisión de la gestión de inventarios. Detectar estas causas permite evitar pérdidas financieras, optimizar procesos y mejorar la toma de decisiones en el negocio.»
Algunas de las causas más comunes incluyen:
1. Errores Humanos
Los errores en la entrada de datos o la falta de atención durante el registro pueden llevar a discrepancias importantes. Estos errores suelen ocurrir durante el conteo físico o al introducir la información en el sistema de gestión. Por ejemplo, un empleado puede registrar mal la cantidad de productos recibidos, generando diferencias entre el inventario real y el registrado.
✨ Solución: Implementar procesos de doble verificación y automatizar el ingreso de datos mediante escáneres de códigos de barras o sistemas RFID para reducir la intervención manual.
2. Robo o Pérdida
El hurto interno (por empleados) o externo (clientes) es una de las principales causas de faltantes en el inventario. Además, el deterioro de productos o su vencimiento puede contribuir a la pérdida de stock.
✨ Solución: Establecer controles estrictos en las áreas de acceso, reforzar la seguridad y aplicar políticas de rotación de inventario para evitar pérdidas por obsolescencia.
3. Diferencias de Conteo
Durante el proceso de toma de inventario, diferentes personas pueden contar de manera distinta, lo que genera inconsistencias. Esto es especialmente problemático en empresas con grandes volúmenes de productos.
✨ Solución: Realizar auditorías frecuentes, como conteos cíclicos, y capacitar al personal en técnicas adecuadas de conteo.
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4. Recepción Incorrecta de Productos
Cuando los productos recibidos no coinciden con lo que se ordenó, pueden surgir discrepancias. Esto incluye errores en el tamaño, la cantidad o el tipo de producto.
✨ Solución: Verificar los pedidos al recibirlos y registrar cualquier devolución o ajuste necesario.
5. Desviaciones en el Proceso de Almacenamiento
Productos mal almacenados o etiquetados incorrectamente pueden generar confusión al momento de contarlos, creando diferencias en el inventario.
✨ Solución: Implementar un sistema de organización clara del almacén y asegurar que los productos estén etiquetados correctamente.
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En conclusión, la automatización, la capacitación del personal y la implementación de auditorías frecuentes son claves para evitar diferencias en el inventario. Un sistema integrado que conecte compras, ventas y almacenes puede mejorar significativamente la precisión de la gestión de inventarios.
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