🔍 Control de vencimientos: el problema que muchas empresas descubren demasiado tarde por Katia García
He visto empresas descubrir productos vencidos durante un inventario, cuando ya no había nada que hacer.
Y casi siempre ocurre lo mismo: se piensa que el problema comenzó el día en que el producto venció, cuando en realidad comenzó semanas antes, cuando nadie advirtió que ese lote estaba próximo a vencer.
Una merma no empieza cuando un producto vence. Empieza cuando la operación pierde visibilidad sobre lo que está por vencer.
En industrias de alimentos, esa falta de visibilidad puede traducirse en pérdidas económicas, descuentos de última hora, problemas de servicio y menor rentabilidad, y cuando finalmente se detecta el problema, normalmente ya no existen muchas alternativas para recuperar ese inventario.
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Lo que realmente cuesta un producto vencido
Cuando una empresa detecta productos vencidos, normalmente calcula solo el valor del producto perdido, pero normalmente ese es solo el costo visible.
También existen ventas perdidas, descuentos, reprocesos, horas de trabajo adicionales, espacio ocupado y pérdida de confianza del cliente.
Ejemplo:
- Una distribuidora detecta 500 unidades vencidas con un margen de S/20 por unidad.
- Solo en margen perdido, la merma representa S/1.000.
- Y si además se consideran descuentos, horas operativas y oportunidades comerciales perdidas, el impacto puede ser mucho mayor.
Oracle y NetSuite destacan que la visibilidad sobre inventario, lotes y fechas de vencimiento es un componente crítico para reducir pérdidas y optimizar el capital de trabajo.
El problema comienza semanas antes
En la práctica solemos encontrar situaciones como estas:
- Un lote nuevo queda delante de otro con menor vida útil.
- El operador despacha el producto más accesible y no el que vence primero.
- Nadie revisa diariamente los productos próximos a vencer.
- Los reportes existen, pero se revisan cuando el problema ya ocurrió.
Mientras nadie detecta el riesgo… el reloj sigue avanzando.
FEFO: la diferencia entre vender un producto o perderlo
FEFO (First Expired, First Out) significa que el producto que vence primero debe salir primero.
Imagina dos pallets del mismo producto:
Lote A: vence en 30 días.
Lote B: vence en 120 días.
Si el operador no tiene visibilidad, probablemente despachará el más accesible, no porque quiera hacerlo mal, sino porque no cuenta con información que le indique cuál es el lote correcto.
Con trazabilidad por lote y reglas FEFO, el sistema guía el despacho del lote adecuado, reduciendo significativamente el riesgo de merma.
Descubre cómo empresas de alimentos redujeron mermas y mejoraron el control de vencimientos mediante trazabilidad por lotes y reglas FEFO.
Cinco acciones para reducir pérdidas por vencimiento
- Identificalos productos con mayor riesgo.
- Revisa periódicamente la antigüedad de los lotes.
- Implementa reglas FEFO.
- Genera alertas tempranas.
- Mantén trazabilidad completa de cada lote.
Muchas veces creemos que controlar vencimientos es una tarea exclusiva del almacén.
En realidad, es el resultado de una gestión coordinada entre abastecimiento, producción, almacenamiento y distribución.
La tecnología, por sí sola, no evita una merma.
Lo que un WMS hace es proporcionar información confiable y oportuna para que las personas puedan tomar mejores decisiones antes de que el problema se convierta en una pérdida.
Porque prevenir siempre será más eficiente —y menos costoso— que reaccionar cuando el producto ya venció.
Agenda una conversación con un especialista y descubre cómo mejorar el control de vencimientos y la trazabilidad de tu operación.
– Por Katia García, Consultor Senior de Check WMS.
