📈 Las 5 pérdidas invisibles que tienen las empresas que trabajan con productos perecibles (y cómo evitarlas antes de que afecten tu rentabilidad)

Cada vez que en Check WMS visitamos una empresa que trabaja con alimentos, productos de limpieza, medicamentos, insumos médicos o alimentos para mascotas, suelo hacer una pregunta muy simple.

¿Cuál creen que es la principal pérdida de su operación?

La respuesta casi siempre es la misma: «Los productos vencidos.»

Y es lógico. Cuando un producto vence, la pérdida es evidente. Hay que darlo de baja, asumir la merma y, en muchos casos, explicar por qué ocurrió.

Pero con el tiempo nos dimos cuenta de que el verdadero problema no comienza cuando un producto vence. Comienza mucho antes.

Empieza cuando la operación pierde visibilidad sobre lo que está ocurriendo dentro de la bodega. Cuando nadie sabe qué lote debería salir primero. Cuando un operario recorre varios pasillos buscando un producto. Cuando el inventario deja de reflejar la realidad. O cuando todo el conocimiento de la operación depende de una sola persona.

El producto vencido es solo el síntoma. Las pérdidas comenzaron semanas —o incluso meses— antes y lo más complejo es que muchas empresas no las ven porque no aparecen en ningún informe financiero. Simplemente van reduciendo la rentabilidad de la operación.

Muchas empresas descubren estas pérdidas cuando ya afectaron el servicio al cliente o la rentabilidad. Descubre cómo una mejor visibilidad del inventario permite anticiparse antes de que los problemas aparezcan.

¿Por qué las pérdidas de productos perecibles empiezan antes del vencimiento?

Las pérdidas de productos perecibles no comienzan necesariamente cuando un producto vence. Muchas veces empiezan antes, cuando la operación pierde visibilidad sobre su inventario.

No siempre generan una alarma inmediata. Pueden aparecer lentamente:

• un producto que no rota como debería;
• un lote que permanece más tiempo del esperado;
• una ubicación que no refleja lo que realmente hay;
• un error de picking que obliga a preparar nuevamente un pedido;
• una devolución difícil de rastrear;
• un indicador que se revisa cuando el problema ya ocurrió.

Por separado, estas situaciones pueden parecer insignificantes. Cuando se repiten todos los días, terminan impactando los costos, la productividad, el inventario y la experiencia del cliente.

Por eso, el problema no es solamente detectar qué productos ya vencieron. Es poder identificar qué está perdiendo valor antes de que se convierta en una pérdida.

Las 5 pérdidas invisibles que pueden estar afectando tu operación

1. Productos vencidos

La mayoría de las empresas calcula el costo de un producto cuando ya venció pero muy pocas calculan todo lo que ocurrió antes.

Imaginemos una distribuidora de alimentos:

Detecta 400 unidades vencidas de un producto cuyo margen era de $20 por unidad.

Solo considerando el margen perdido:

400 × USD$ 20 = USD$ 8.000

Pero esa cifra está lejos de representar el costo real.

También debemos sumar:

• descuentos para liquidar productos próximos a vencer;

• horas destinadas a gestionar la merma;

• espacio ocupado durante meses por productos que no generaban ingresos;

• compras adicionales porque el inventario no reflejaba correctamente la realidad.

La pérdida visible es la merma. La pérdida invisible comenzó mucho antes.

En industrias donde los productos tienen vida útil limitada, la trazabilidad y el control de fechas de vencimiento permiten detectar estos riesgos antes de que se conviertan en pérdidas.

¿Quieres profundizar en el control de vencimientos? → Control de vencimientos: el problema que muchas empresas descubren demasiado tarde

2. Errores de picking

Cada error de picking parece pequeño, hasta que se multiplica.

Supongamos una empresa que prepara 8.000 pedidos al mes.

Su tasa de error es de apenas 2 %.

Eso significa:

160 pedidos preparados incorrectamente.

Si corregir cada uno implica aproximadamente USD$ 15 entre transporte adicional, atención al cliente y reprocesos, hablamos de:

USD$ 2.400 mensuales.

Pero nuevamente aparece un costo que pocas veces se mide.

Cada error consume tiempo: tiempo del operario, del supervisor,del área de servicio al cliente. Y, muchas veces, también consume la confianza del cliente.

Las operaciones más maduras no esperan a que aparezcan reclamos para revisar este indicador. Lo monitorean permanentemente.

Un error de picking no solo puede generar una devolución. También puede significar que el producto correcto quedó en inventario mientras otro lote siguió acercándose a su vencimiento.

3. No saber dónde está un lote

Esta es probablemente una de las pérdidas menos visibles y también una de las más riesgosas.

Imaginemos que un proveedor informa una alerta sanitaria sobre un lote específico de productos.

La primera pregunta debería responderse en pocos minutos:

¿Qué clientes recibieron ese lote?

Sin embargo, en muchas empresas esa respuesta implica revisar:

• planillas;

• documentos;

• órdenes de despacho;

• registros manuales.

Mientras tanto, el tiempo sigue corriendo.

Con trazabilidad por lote, la respuesta cambia completamente.

En pocos minutos es posible identificar:

• qué lote fue afectado;

• dónde se encuentra;

• cuánto inventario sigue disponible;

• qué clientes lo recibieron.

La diferencia no está únicamente en la tecnología, está también en la capacidad de responder de manera rápida y confiable cuando ocurre un incidente y en industrias reguladas, esta capacidad es cada vez más importante.

Por ejemplo, en Chile, organismos como el Instituto de Salud Pública (ISP) y la Agencia Chilena para la Calidad e Inocuidad Alimentaria (ACHIPIA) promueven la trazabilidad como una herramienta fundamental para fortalecer la inocuidad alimentaria y facilitar la gestión de alertas y retiros de productos del mercado. Además, el Reglamento Sanitario de los Alimentos (Decreto Supremo N.º 977/1996) establece requisitos que permiten identificar el origen y destino de los alimentos durante su comercialización.

En Perú, la DIGESA (Dirección General de Salud Ambiental e Inocuidad Alimentaria) también exige mecanismos que permitan garantizar la trazabilidad y la inocuidad de los alimentos a lo largo de la cadena de suministro. Estas prácticas facilitan la identificación de productos comprometidos y reducen el impacto frente a alertas sanitarias o retiros de mercado.

A nivel internacional, organizaciones como GS1 promueven estándares globales de identificación y trazabilidad para mejorar la seguridad, la eficiencia y la transparencia de la cadena de suministro. De forma similar, regulaciones como la Food Traceability Final Rule (FSMA 204) de la FDA en Estados Unidos refuerzan la importancia de contar con información precisa sobre lotes y movimientos para responder de forma oportuna ante riesgos sanitarios.

La diferencia entre reaccionar tarde y anticiparse suele estar en la información disponible. Descubre cómo Conficenter fortaleció la visibilidad y el control de su operación, eliminando productos vencidos durante más de dos años y aumentando su productividad.

¿Quieres profundizar en este tema?
Lee nuestro artículo sobre errores de trazabilidad por lote y descubre por qué pueden convertirse en uno de los mayores riesgos para una operación logística.

4. Dependencia de personas

Una operación puede funcionar durante años porque ciertas personas conocen de memoria dónde está cada producto, cómo resolver cada excepción o qué hacer cuando algo no coincide. El problema aparece cuando ese conocimiento no está incorporado al proceso y la operación depende de que esas personas estén disponibles.

Cuando la información y el conocimiento de la operación están centralizados en los procesos, el equipo puede tomar decisiones sin depender de que una persona específica esté disponible. Saber qué lote hay, dónde está, cuánto queda o qué clientes lo recibieron permite que más personas puedan actuar con la misma información y resolver una situación antes de que se transforme en una pérdida mayor.

La tecnología no elimina por sí sola la dependencia de las personas. El objetivo es que el conocimiento necesario para operar no viva únicamente en la memoria de quienes llevan más tiempo en la empresa.

👉 Si quieres profundizar en este problema: Tu inventario no cuadra: ¿qué está pasando realmente?

5. Inventario que deja de generar valor

Hay otra pérdida que casi nunca aparece en las reuniones de operación y, sin embargo, puede representar millones de pesos inmovilizados.

Me refiero al inventario que simplemente dejó de moverse. Muchas empresas revisan constantemente los productos que faltan pero muy pocas revisan los que llevan meses ocupando espacio sin generar una sola venta.

Imaginemos una empresa con:

• Inventario valorizado en USD$ 1.000.000

• 5.000 SKU

• Un 12 % del inventario sin movimientos durante los últimos seis meses.

Eso significa que aproximadamente:

USD$ 120.000 permanecen inmovilizados.

Ese dinero ya salió de la empresa, pero todavía no ha regresado.

Mientras tanto continúa generando costos:

• ocupa posiciones de almacenamiento;

• consume tiempo durante los conteos;

• aumenta el riesgo de obsolescencia o vencimiento;

• reduce la capacidad disponible para productos de alta rotación.

Oracle y NetSuite coinciden en que una adecuada visibilidad del inventario permite mejorar la rotación, reducir exceso de stock y optimizar el capital de trabajo.

Este tipo de situaciones rara vez se resuelve haciendo un inventario general. Se resuelve teniendo información confiable sobre la rotación de cada producto y actuando antes de que ese inventario se transforme en una pérdida.

¿Qué tienen en común estas cinco pérdidas?

Aunque parecen problemas distintos, todas tienen un mismo origen. No comienzan cuando aparece la pérdida, comienzan cuando la operación deja de tener información suficiente para tomar decisiones: Cuando la visibilidad disminuye, los controles dependen de planillas, los procesos son manuales y la trazabilidad llega demasiado tarde.

Eso explica por qué muchas empresas sienten que «todo funcionaba bien»… hasta que aparece un problema importante.

La realidad es que ese problema llevaba semanas desarrollándose, simplemente nadie lo estaba viendo.

¿Cómo reducir las pérdidas de inventario en productos perecibles?

1. Controla la fecha de vencimiento

Identifica productos y lotes próximos a vencer antes de que se conviertan en merma.

2. Aplica FEFO

El producto que vence primero debe tener prioridad de salida.

Lee más sobre cómo un WMS gestiona FEFO → “Cómo un WMS gestiona FEFO y reduce mermas”

3. Mantén trazabilidad por lote

Debes poder responder:

• ¿Qué lote tengo?
• ¿Dónde está?
• ¿Cuánto queda?
• ¿A qué clientes fue enviado?

¿Quieres profundizar en cómo evitar estos errores?
Revisa nuestro artículo sobre trazabilidad por lote y conoce los principales riesgos que pueden aparecer cuando el lote físico y el registrado en el sistema no coinciden.

4. Mide indicadores antes de que aparezca la merma

Por ejemplo:

• productos próximos a vencer;
• inventario inmovilizado;
• rotación;
• exactitud de inventario;
• errores de picking.

5. Convierte la información en acciones

Tener información no reduce pérdidas por sí solo. Lo que las reduce es poder actuar antes.

¿Qué indicadores debería medir una empresa que trabaja con productos perecibles?

Muchas veces pensamos que las pérdidas comienzan cuando aparece una merma, un reclamo o un producto vencido, pero esos son solo los síntomas.

Las verdaderas pérdidas comenzaron mucho antes: Cuando dejamos de ver lo que estaba ocurriendo en la operación.

Por eso, más que preguntarnos cuántos productos vencidos tuvimos este mes, creo que vale la pena hacernos otra pregunta:

¿Qué señales estamos dejando pasar hoy que podrían convertirse en pérdidas dentro de unas semanas?

Las empresas que logran crecer de manera sostenible no son las que reaccionan más rápido, sino las que detectan los problemas antes de que ocurran.

Y eso comienza con algo mucho más simple de lo que parece: Tener información confiable para tomar mejores decisiones.

Si quieres conocer cómo mejorar la trazabilidad, reducir pérdidas y fortalecer el control de productos perecibles, conversemos. Estaremos encantados de analizar tu operación y mostrarte cómo otras empresas han logrado crecer sin perder el control.

Preguntas Frecuentes

¿Por qué se generan pérdidas en productos perecibles?

Las pérdidas de productos perecibles pueden generarse por productos que llegan a vencimiento, errores de picking, falta de trazabilidad por lote, una mala rotación del inventario o productos que permanecen demasiado tiempo sin generar valor. Muchas de estas pérdidas comienzan antes de que el problema sea visible.

¿Cómo evitar que los productos lleguen a vencimiento?

Para reducir los vencimientos es necesario conocer qué productos están próximos a caducar, dónde se encuentran y priorizar correctamente su salida. La aplicación de FEFO (First Expired, First Out) permite despachar primero los productos con fecha de vencimiento más cercana.

👉 ¿Quieres profundizar en este tema? Lee: Control de vencimientos: el problema que muchas empresas descubren demasiado tarde

¿Qué es FEFO y cómo ayuda a reducir mermas?

FEFO significa First Expired, First Out: los productos con fecha de vencimiento más próxima deben ser los primeros en salir. En una operación con productos perecibles, aplicar este criterio ayuda a reducir el riesgo de que productos permanezcan almacenados hasta perder su valor.

👉 Conoce cómo llevar FEFO a la operación: Cómo un WMS gestiona FEFO y reduce mermas

¿Por qué es importante la trazabilidad por lote?

La trazabilidad por lote permite saber qué lote tienes, dónde está, cuánto queda y qué clientes recibieron productos de ese lote. Esto facilita detectar diferencias, gestionar alertas y responder rápidamente ante problemas que requieran identificar o retirar determinados productos.

👉 Profundiza en este tema: Errores de trazabilidad por lote: uno de los mayores riesgos logísticos en industrias reguladas

¿Qué indicadores debería medir una operación con productos perecibles?

Algunos indicadores relevantes son el porcentaje de productos próximos a vencer, inventario vencido, rotación por SKU, exactitud del inventario, errores de picking e inventario inmovilizado. Medirlos permite detectar dónde se están generando pérdidas y actuar antes de que se conviertan en un problema mayor.

👉 Revisa otros indicadores clave para la operación: 5 indicadores logísticos que toda operación debería medir

¿Un WMS puede ayudar a reducir pérdidas por vencimiento?

Sí. Un WMS puede ayudar a reducir este tipo de pérdidas al entregar visibilidad sobre el inventario, gestionar lotes y fechas de vencimiento, aplicar reglas como FEFO y proporcionar información para tomar decisiones oportunamente. Su valor está en llevar estos controles al proceso operativo, no solo en registrar información.

👉 Conoce cómo se aplica en operaciones de alimentos y bebidas: Gestión de inventario en alimentos y bebidas: trazabilidad, FEFO y WMS