Cada vez que en Check WMS visitamos una empresa que trabaja con alimentos, productos de limpieza, medicamentos, insumos médicos o alimentos para mascotas, suelo hacer una pregunta muy simple.

¿Cuál creen que es la principal pérdida de su operación?

La respuesta casi siempre es la misma: «Los productos vencidos.»

Y es lógico. Cuando un producto vence, la pérdida es evidente. Hay que darlo de baja, asumir la merma y, en muchos casos, explicar por qué ocurrió.

Pero con el tiempo nos dimos cuenta de que el verdadero problema no comienza cuando un producto vence. Comienza mucho antes.

Empieza cuando la operación pierde visibilidad sobre lo que está ocurriendo dentro de la bodega. Cuando nadie sabe qué lote debería salir primero. Cuando un operario recorre varios pasillos buscando un producto. Cuando el inventario deja de reflejar la realidad. O cuando todo el conocimiento de la operación depende de una sola persona.

El producto vencido es solo el síntoma. Las pérdidas comenzaron semanas —o incluso meses— antes y lo más complejo es que muchas empresas no las ven porque no aparecen en ningún informe financiero. Simplemente van reduciendo la rentabilidad de la operación.

Muchas empresas descubren estas pérdidas cuando ya afectaron el servicio al cliente o la rentabilidad. Descubre cómo una mejor visibilidad del inventario permite anticiparse antes de que los problemas aparezcan.

¿Por qué estas pérdidas son «invisibles»?

Porque no siempre generan una alarma inmediata. No detienen la operación de un día para otro. Van apareciendo lentamente: cinco minutos adicionales buscando un producto, un lote que permanece más tiempo del esperado, una devolución difícil de rastrear, un error de picking que obliga a preparar nuevamente un pedido.

Pequeñas situaciones que, por separado, parecen insignificantes pero cuando se repiten todos los días, terminan impactando directamente los costos, la productividad y la experiencia del cliente.

De hecho, organizaciones como Oracle destacan que una gestión eficiente del inventario no consiste únicamente en saber cuánto stock existe, sino en tener la visibilidad necesaria para tomar decisiones oportunas sobre ese inventario.

1. Productos vencidos

La mayoría de las empresas calcula el costo de un producto cuando ya venció pero muy pocas calculan todo lo que ocurrió antes.

Imaginemos una distribuidora de alimentos:

Detecta 400 unidades vencidas de un producto cuyo margen era de $18 por unidad.

Solo considerando el margen perdido:

400 × USD$ 20 = USD$ 8.000

Pero esa cifra está lejos de representar el costo real.

También debemos sumar:

• descuentos para liquidar productos próximos a vencer;

• horas destinadas a gestionar la merma;

• espacio ocupado durante meses por productos que no generaban ingresos;

• compras adicionales porque el inventario no reflejaba correctamente la realidad.

La pérdida visible es la merma. La pérdida invisible comenzó mucho antes.

En industrias donde los productos tienen vida útil limitada, la trazabilidad y el control de fechas de vencimiento permiten detectar estos riesgos antes de que se conviertan en pérdidas.

2. Errores de picking

Cada error de picking parece pequeño, hasta que se multiplica.

Supongamos una empresa que prepara 8.000 pedidos al mes.

Su tasa de error es de apenas 2 %.

Eso significa:

160 pedidos preparados incorrectamente.

Si corregir cada uno implica aproximadamente USD$ 15 entre transporte adicional, atención al cliente y reprocesos, hablamos de:

USD$ 2.400 mensuales.

Pero nuevamente aparece un costo que pocas veces se mide.

Cada error consume tiempo: tiempo del operario, del supervisor,del área de servicio al cliente. Y, muchas veces, también consume la confianza del cliente.

Las operaciones más maduras no esperan a que aparezcan reclamos para revisar este indicador. Lo monitorean permanentemente.

3. No saber dónde está un lote

Esta es probablemente una de las pérdidas menos visibles y también una de las más riesgosas.

Imaginemos que un proveedor informa una alerta sanitaria sobre un lote específico de productos.

La primera pregunta debería responderse en pocos minutos:

¿Qué clientes recibieron ese lote?

Sin embargo, en muchas empresas esa respuesta implica revisar:

• planillas;

• documentos;

• órdenes de despacho;

• registros manuales.

Mientras tanto, el tiempo sigue corriendo.

Con trazabilidad por lote, la respuesta cambia completamente.

En pocos minutos es posible identificar:

• qué lote fue afectado;

• dónde se encuentra;

• cuánto inventario sigue disponible;

• qué clientes lo recibieron.

La diferencia no está únicamente en la tecnología, está también en la capacidad de responder de manera rápida y confiable cuando ocurre un incidente y en industrias reguladas, esta capacidad es cada vez más importante.

Por ejemplo, en Chile, organismos como el Instituto de Salud Pública (ISP) y la Agencia Chilena para la Calidad e Inocuidad Alimentaria (ACHIPIA) promueven la trazabilidad como una herramienta fundamental para fortalecer la inocuidad alimentaria y facilitar la gestión de alertas y retiros de productos del mercado. Además, el Reglamento Sanitario de los Alimentos (Decreto Supremo N.º 977/1996) establece requisitos que permiten identificar el origen y destino de los alimentos durante su comercialización.

En Perú, la DIGESA (Dirección General de Salud Ambiental e Inocuidad Alimentaria) también exige mecanismos que permitan garantizar la trazabilidad y la inocuidad de los alimentos a lo largo de la cadena de suministro. Estas prácticas facilitan la identificación de productos comprometidos y reducen el impacto frente a alertas sanitarias o retiros de mercado.

A nivel internacional, organizaciones como GS1 promueven estándares globales de identificación y trazabilidad para mejorar la seguridad, la eficiencia y la transparencia de la cadena de suministro. De forma similar, regulaciones como la Food Traceability Final Rule (FSMA 204) de la FDA en Estados Unidos refuerzan la importancia de contar con información precisa sobre lotes y movimientos para responder de forma oportuna ante riesgos sanitarios.

La diferencia entre reaccionar tarde y anticiparse suele estar en la información disponible. Descubre cómo Conficenter fortaleció la visibilidad y el control de su operación, eliminando productos vencidos durante más de dos años y aumentando su productividad.

→ Enlazar: Caso de éxito Conficenter

4. Dependencia de personas

Hay una situación que encuentro con bastante frecuencia cuando visito operaciones. Pregunto algo tan simple como:

«¿Quién sabe dónde está este producto?»

Y la respuesta suele ser: «Pregúntale a Juan.» O: «Eso lo ve María.»

En ese momento aparece una señal de alerta. No porque Juan o María hagan mal su trabajo, al contrario, generalmente son las personas con más experiencia de la operación. El problema es otro: cuando el conocimiento vive únicamente en las personas y no en los procesos, la operación se vuelve frágil.

Basta con que esa persona:

• salga de vacaciones;

• cambie de puesto;

• se enferme;

• o simplemente no esté disponible,

para que aparezcan dudas, retrasos y errores.

Esto es especialmente crítico en industrias donde los productos tienen vencimiento, lotes o exigencias de trazabilidad, porque cada decisión incorrecta puede transformarse en pérdidas económicas o problemas de servicio.

Las empresas que logran crecer de manera sostenible suelen trabajar para que el conocimiento esté respaldado por procesos estandarizados y herramientas que entreguen información clara a cualquier integrante del equipo.

No se trata de reemplazar la experiencia.

Se trata de hacer que la operación funcione incluso cuando las personas cambian.

5. Inventario que deja de generar valor

Hay otra pérdida que casi nunca aparece en las reuniones de operación y, sin embargo, puede representar millones de pesos inmovilizados.

Me refiero al inventario que simplemente dejó de moverse. Muchas empresas revisan constantemente los productos que faltan pero muy pocas revisan los que llevan meses ocupando espacio sin generar una sola venta.

Imaginemos una empresa con:

• Inventario valorizado en USD$ 1.000.000

• 5.000 SKU

• Un 12 % del inventario sin movimientos durante los últimos seis meses.

Eso significa que aproximadamente:

USD$ 120.000 permanecen inmovilizados.

Ese dinero ya salió de la empresa, pero todavía no ha regresado.

Mientras tanto continúa generando costos:

• ocupa posiciones de almacenamiento;

• consume tiempo durante los conteos;

• aumenta el riesgo de obsolescencia o vencimiento;

• reduce la capacidad disponible para productos de alta rotación.

Oracle y NetSuite coinciden en que una adecuada visibilidad del inventario permite mejorar la rotación, reducir exceso de stock y optimizar el capital de trabajo.

Este tipo de situaciones rara vez se resuelve haciendo un inventario general. Se resuelve teniendo información confiable sobre la rotación de cada producto y actuando antes de que ese inventario se transforme en una pérdida.

¿Qué tienen en común estas cinco pérdidas?

Aunque parecen problemas distintos, todas tienen un mismo origen. No comienzan cuando aparece la pérdida, comienzan cuando la operación deja de tener información suficiente para tomar decisiones: Cuando la visibilidad disminuye, los controles dependen de planillas, los procesos son manuales y la trazabilidad llega demasiado tarde.

Eso explica por qué muchas empresas sienten que «todo funcionaba bien»… hasta que aparece un problema importante.

La realidad es que ese problema llevaba semanas desarrollándose, simplemente nadie lo estaba viendo.

Cómo empiezan a eliminarlas las empresas más eficientes

Después de trabajar con empresas de distintas industrias, hay cinco prácticas que veo repetirse una y otra vez.

1. Tener visibilidad en tiempo real

Las decisiones dejan de basarse en percepciones y comienzan a apoyarse en información actualizada.

2. Trabajar con trazabilidad completa

Cada movimiento queda registrado. Cada lote puede seguirse. Cada decisión puede explicarse.

3. Aplicar reglas FEFO

El sistema ayuda a que salga primero el producto que vence primero. No depende únicamente de la memoria o experiencia del operador.

4. Medir indicadores operacionales

Las empresas dejan de reaccionar cuando aparecen los problemas. Comienzan a detectarlos mucho antes.

5. Convertir los datos en decisiones

La tecnología por sí sola no elimina pérdidas.

Lo que realmente marca la diferencia es utilizar esa información para actuar antes de que el problema crezca.

Muchas veces pensamos que las pérdidas comienzan cuando aparece una merma, un reclamo o un producto vencido, pero esos son solo los síntomas.

Las verdaderas pérdidas comenzaron mucho antes: Cuando dejamos de ver lo que estaba ocurriendo en la operación.

Por eso, más que preguntarnos cuántos productos vencidos tuvimos este mes, creo que vale la pena hacernos otra pregunta:

¿Qué señales estamos dejando pasar hoy que podrían convertirse en pérdidas dentro de unas semanas?

Las empresas que logran crecer de manera sostenible no son las que reaccionan más rápido, sino las que detectan los problemas antes de que ocurran.

Y eso comienza con algo mucho más simple de lo que parece: Tener información confiable para tomar mejores decisiones.

Si quieres conocer cómo mejorar la trazabilidad, reducir pérdidas y fortalecer el control de productos perecibles, conversemos. Estaremos encantados de analizar tu operación y mostrarte cómo otras empresas han logrado crecer sin perder el control.